Como mejorar una agenda electronica

David Alcántara, Febrero 2012

Hoy te voy a hablar de cómo mejorar una agenda electrónica. Como ya indiqué en el manual “Introducción a la gestión del tiempo para investigadores científicos" es fundamental el uso de una agenda para una óptima gestión del tiempo en el sector de la investigación.

Se puede mejorar el uso de una agenda electrónica usando categorías. Con ellas no es necesario que escriba todo, ya que la categoría ya me dirá lo que tengo que hacer: llamar, enviar e-mail, hacer presupuesto, hacer presentación, revisión de artículo, etc. Gracias a ellas podemos también ordenar las tareas por tipo de tarea, pudiendo así agrupar tareas del mismo tipo, siendo más eficiente.


Hay que distinguir, sin embargo, entre proyectos y tareas. Normalmente lo que se pone en la agenda son tareas y no proyectos. Cuando tengo un proyecto lo divido en sus tareas y son éstas las que tengo en la agenda. Por ejemplo si tengo un proyecto que es la publicación de un nuevo artículo científico, no pondría en la agenda publicar un artículo científico, sino que dividiría el proyecto en citas y tareas que me permitan lograr mi proyecto.

Ej: Proyecto publicación de artículo científico

- Pedir resultados a colaboradores e investigadores de mi grupo (tarea)
- Negociar orden de autores con colaboradores (cita/tarea)
- Escribir draft del manuscrito (tarea)
- Envío y discusión del draft con colaboradores (cita/tarea)
- Corrección del manuscrito (tarea)
- Envío del manuscrito final a colaboradores (tarea)
- Recepción de errores y corrección final del manuscrito (tarea)
- Envío del manuscrito final a revista científica (tarea)

Así con todas las tareas de laboratorio que se te ocurran. Si pusieses como tarea un proyecto como el de la publicación, cuando lo leas, no sabrás muy bien qué hacer, y te tendrás que poner a pensar en las tareas que requiere y cuál tienes que hacer. Muchas tareas se convertirán en citas y viceversa. Por ejemplo el llamar a alguien para quedar pasará de una tarea (llamar) a una cita (reunión).

A veces las tareas no las realizo según su prioridad. A veces las acometo según:

a) Situación. Si no puedo hacer una actividad prioritaria porque no tengo todo lo necesario no he de preocuparme por ella hasta que me vaya al lugar donde tengo todo (Ej: hasta llegar a mi laboratorio).

b) Tiempo disponible. Si tengo 5 minutos antes de un lab-meeting, no empezaré una tarea que me llevará 2 horas, aprovecharé para hacer una tarea que me lleve menos de 5 minutos.

c) Disposición (Energía disponible). Puede ocurrir que esté muy cansado o desanimado, entonces puede ser recomendable no hacer las tareas importantes y hacer alguna tarea sencilla.

Esto es simplemente una pequeña muestra. Si deseas más información sobre cómo organizar tu agenda y aumentar tu productividad en investigación, haz click aquí.

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