Como evitar la sobrecarga de emails

David Alcantara, 2014

Llegas al trabajo, enciendes tu ordenador, abres tu cliente de correo electrónico y, de repente, se cargan 45 emails de alta prioridad (más otros 20 de promociones y anuncios comerciales). ¿Te es familiar? ¿Entras en un estado de ansiedad total incluso antes de abrir los mensajes? La clave está en controlar la sobrecarga de emails diaria. Aquí expongo algunos de consejos para gestionar algunos de tus hábitos de lectura (y escritura) de emails que te facilitarán el control:

1. Respeta el tiempo del recipiente
Recientemente, una empresa de investigación de mercados ha afirmado que en el 2014 se enviarán un promedio de 507 billones de emails al día. Vivir el día a día y mantener simultaneamente canales abiertos de comunicación con el trabajo, la familia, los amigos, etc. hace muy necesario disponer de un sistema para procesar esta información (la tan conocida infoxicación que todos sufrimos). Todos sufrimos esta guerra diaria por lo que, cuando envíes un email, tu misión es hacer que el recipiente del email pierda el menor tiempo posible procesándolo (frecuentemente, esto significa que debes de invertir más tiempo en escribirlo). Redacta el email con claridad, destaca la intención de tu email y, antes de enviarlo, revísalo para no dejar ningún cabo suelto.


2. Email corto o respuesta lenta no es ser maleducado
Pongámonos de acuerdo para no ser tan duros el uno con el otro. Teniendo en cuenta la carga de emails a la que nos enfrentamos todos, está bien si las respuestas tardan un poco en llegar o si no das todas las respuestas detalladas a sus preguntas. Nadie quiere quedar mal, así que no lo tomes personalmente. Lo mejor, si no puedes contestar con detalle en ese preciso momento, es que esperes a tener un hueco y termines el email.

3. Practica la claridad
Empieza escribiendo un asunto que etiquete el tema de manera clara y, si es posible, incluya una categoría [Información], [Acción], [Sensible al tiempo] [Baja prioridad]. Usa oraciones claras, sin ir por las ramas. Si el email tiene que durar más de cinco oraciones, asegura que la primera indica el propósito del email. Evita las fuentes y los colores extraños.

4. Elimine las preguntas abiertas
Enviar a alguien un email con cuatro párrafos de texto seguido por "¿Alguna idea?" es pedir demasiado. Puede que incluso las preguntas bien intencionadas (aunque abiertas) como "¿Cómo puedo ayudarte?" no sean de mucha ayuda. La generosidad dentro del email requiere la simplificación a preguntas que sean fáciles de responder, del estilo: "¿Puedo ser de mayor ayuda a) llamando b) visitando o c) despareciendo?"

5. Recorta los CC sobrantes (recipientes en copia, del inglés “Carbon Copy”)
Controla los recipientes en copia (CC y CCO). Cada recipiente que añadas, multiplica el tiempo de respuesta total de manera dramática. ¡No lo hagas sin pensarlo! Cuando hay múltiples recipientes, por favor no hagas click en "Responder a todos" automáticamente. A lo mejor solo necesitas copiar el mensaje a un par de personas en el hilo original, o incluso ninguna.

6. Ajustate al hilo de la conversación
Algunos emails dependen del contexto para saber exactamente su significado, lo que significa que, salvo excepciones, es correcto incluir el hilo al que respondes. Sin embargo, es poco común que un hilo necesite extenderse más de 3 emails. Antes de enviar, recorta lo irrelevante, o considera llamar por teléfono.

7. Elimina los adjuntos
No utilices los archivos gráficos como logotipos o firmas que aparecen como adjuntos. Se pierde bastante tiempo averiguando si hay algo que abrir. Todavía peor es adjuntar el texto cuando podría haberse incluido en el cuerpo del email.

8. Regala un FDM o un NHQR
Si lo que quieres decir en tu email se puede expresar en 6 palabras, simplemente escríbelo en el campo de asunto, seguido por FDM (Fin del mensaje). Así el recipiente no tiene que abrir el mensaje. Terminar una nota con "No hay que responder" o NHQR es un acto maravilloso de generosidad. Muchas siglas confunden pero estas dos son de oro y merecerían una adopción universal.

9. Elimina las repuestas sin contenido
No hace falta responder a todos los emails, especialmente aquellos que ya son respuestas claras. Un email que dice "Gracias por tu nota. Estoy dentro" no requiere que respondas "Genial." Ese mensaje acaba de costar a la otra persona 30 segundos de su tiempo.

10. ¡Desconecta!
Si todo el mundo se pusiera de acuerdo para pasar menos tiempo escribiendo emails, ¡todos recibiríamos menos emails! Considera reservar un día de media jornada en el que decidas no entrar a Internet. O comprométete a no consultar el email durante los fines de semana. No olvides disfrutar de la vida.

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2 comentarios:

  1. Me parece una recopilación de consejos, extremadamente útil. Gracias por el esfuerzo, trataré de aplicar las reglas que propones, especialmente FCM y NHQR. Ahora hay que trasladar esto a los grupos de Whatsup, también.

    Raúl Arellano

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  2. Estos consejos son muy útiles y fáciles de aplicar desde ahora mismo David. En lo personal, trato de contestar cada e-mail en el momento que lo leo, claro, contemplando el tiempo adecuado para esa actividad. Creo que aún tratándose de personas y asuntos importantes, casi siempre hay una manera de encontrar una comunicación breve pero concisa, precisa y sobre todo, asertiva.

    ¡Mucho éxito para todos y todas, gracias David!

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