Las interrupciones y la gestión del tiempo en investigación

David Alcántara, Abril 2012

Los que nos dedicamos a la investigación debemos de idear un método para que nos interrumpan lo menos posible. El problema de las interrupciones es que hacen que una tarea se alargue. Cuando somos interrumpidos y volvemos a la tarea, perdemos unos cuantos minutos releyendo lo que estábamos haciendo y pensando, hasta que al final conseguimos volvernos a centrar.

Las interrupciones más típicas son:

El teléfono

Cuando estemos en una tarea que requiera concentración (ej. escritura de un proyecto o un capítulo de libro) no debemos contestar el teléfono. Lo que debemos hacer es pedir que la gente deje mensaje (en el buzón de voz o a la secretaria) y nos ocuparemos la llamada más adelante.

Todos tendemos a dar una urgencia al teléfono que no tiene. Cuando este suena, tenemos una necesidad de cogerlo para ver quién es, pero que el teléfono suene no es ni urgente, ni prioritario, aunque sí lo puede ser es el mensaje. Por esto hay que coger el hábito de escuchar el contestador nada más terminar la tarea, y si nos encontramos que hay una tarea urgente o prioritaria que hay que hacer en el mensaje entonces dejaremos lo que estamos haciendo para atenderla, pero si no, la programaremos dentro de nuestra agenda.

No cojas el teléfono cuando estés reunido con otro investigador (para hablar de un proyecto nuevo, una colaboración, etc.). Estas personas (las que siempre contestan al teléfono nada más sonar y sin importar con quién esten) no sólo no valoran su tiempo, sino que además te hacen perder el tuyo. Si has quedado con antelación con alguien, no cojas nunca el teléfono; la persona con la que estás reunido se ha preocupado de pedir una cita, de acudir a ella, y la debes un mínimo de respeto. Si atiendes el teléfono, estás perdiendo tu tiempo y el de la otra persona (y probablemente un colaborador futuro).

Las visitas indeseadas

No debemos aceptar visitas no programadas. Para ello si tenemos secretaria o ayudante, le pediremos que no nos pase citas si no han sido previamente programadas.

Además, tenemos que dejar claro a todo con el que trabajamos (estudiantes, becarios, postdocs, investigadores en colaboración, etc) que no nos gusta que nos interrumpan, y que si alguien quiere vernos, ha de concertar una cita. Al concertar una cita, sabremos de qué va el tema, y la programaremos en un momento que nos venga bien.

Si de todas formas alguien se mete en nuestro despacho, es aconsejable levantarse y evitar que la persona se siente, así la conversación será más breve.

El Correo electrónico

Mucha gente pierde horas leyendo correos que no les interesan o leyendo chistes. Además la gente tiene las bandejas de entradas llenas de cosas pendientes o tareas por realizar.

El correo electrónico es una forma de comunicación rápida y eficaz, pero se está usando muy mal. Aquí te voy a dar sólo un par de consejos: - Usa un buen antispam.

- Desapúntate de las listas de distribución en las que no estés interesado.

- Pide a la gente que te mande copia de los e-mails sólo cuando realmente necesites estar enterado.

- Lee los correos a determinadas horas que tu te fijes, no tienes por qué leerlo en cuanto llegues al laboratorio. Puede ser bueno a primera hora de la mañana, a media mañana, a primera hora de la tarde y a última de la tarde.

- Usa Reglas del e-mail para dirigir los e-mails a determinadas carpetas. Por ejemplo, haz que los e-mails de determinadas personas o con determinados asuntos vayan automáticamente a su respectiva carpeta.

- No dejes nunca e-mails en la bandeja de entrada. Archívalos.

Esto es simplemente una pequeña muestra. Para recibir más información sobre cómo gestionar mejor las interrupciones que te mantienen alejado de tu investigación, haz click aquí.

Por favor, deja un comentario debajo de esta entrada si te pareció interesante. ¡Gracias!

3 comentarios:

  1. LA DISCIPLINA Y PERSEVERANCIA PARTICULARMENTE SON MUY IMPORTANTES EN ESTA ACTIVIDAD

    ResponderEliminar
  2. Por supuesto! creo que son dos de las cualidades que debe de tener un investigador, por encima de muchas otras. Muchas gracias por tu comentario Eduardo!

    ResponderEliminar
  3. Gracias por confirmar lo que intuimos y que irremediablemente hacemos. Perder el tiempo ser mal educados y hacer perder el tiempo a los demás.

    ResponderEliminar

¿Te pareció interesante? Dejanos tu comentario aquí